Czy pracodawca może przetwarzać wizerunek pracownika lub kandydata do pracy?

Często podczas rekrutacji i potem w trakcie trwania stosunku pracy pracodawca chce otrzymać od pracownika jego wizerunek. Ten wizerunek może być wykorzystywany w różny sposób i w różnej formie. Przykładowo, przy rekrutacji potencjalny pracodawca żąda od kandydata do pracy CV wraz ze zdjęciem, czy już podczas stosunku pracy chce od pracownika zdjęcie po to, ażeby umieścić je na przykład na identyfikatorze, w Intranecie, na powszechnie dostępnej stronie internetowej jego firmy, czy też na tablicy w siedzibie firmy. Podstawowe pytanie jakie się tu pojawia to, czy pracodawca ma prawo podejmować ww. działania. Jeśli tak, to co jest podstawą do przetwarzania danych osobowych?

Wizerunek stanowi w ogóle dane osobowe? Artykuł 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 1997 r. nr 101 poz. 926 z późn. zm.), dalej „ustawą o ochronie danych osobowych” wskazuje, że za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej czy możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Jeżeli dysponujemy samym zdjęciem pracownika to zawarty na nim wizerunek nie zawsze identyfikuje go, ale już samo umożliwienie potencjalnej identyfikacji stanowi o tym, że w tym wypadku mamy do czynienia z danymi osobowymi.

Wizerunek ze zdjęcia, co do zasady należy do danych zwykłych pracownika i możliwość ich przetwarzania oceniamy z punktu widzenia art. 23 ustawy o ochronie danych osobowych. Jeśli na zdjęciu natomiast znajduje się np. pracownik w okularach lub z aparatem słuchowym, czy posiada jakiś charakterystyczny ubrania element świadczący o jego poglądach religijnych (np. turban szyity) to wtedy mamy do czynienia z danymi wrażliwymi i możliwość ich przetwarzania należy oceniać w oparciu o podstawy wymienione w art. 27 ust. 2 uodo. Jednakże dla potrzeb niniejszego artykuły będziemy traktować wizerunek jako daną zwykłą i oceniać możliwość jego przetwarzania w oparciu o art. 23 uodo.

Należy ponadto pamiętać, że wizerunek to nie tylko temat danych osobowych, ale również kwestie związane z prawem autorskim, które są regulowane przez  ustawę z 2 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. nr 90 poz. 631 z późn. zm.), zwada dalej „ustawą Prawo autorskie”. Jednym z zagadnień poruszanych w ustawie jest temat rozpowszechniania wizerunku. Stosownie do art. 81 ustawy Prawo autorskie, rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na niej przedstawionej. Nie dotyczy to sytuacji, gdy osoba ta jest powszechnie znana (co oznacza, że można publikować bez zgody wizerunek polityków, aktorów, osób publicznych, itd.) lub wizerunek osoby stanowi jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz czy publiczna impreza czy jednak np. firmowy wyjazd integracyjny będzie publiczną imprezą w rozumieniu art. 81 ustawy Prawo autorskie?).

W odniesieniu do pierwszej z poruszanych na wstępie sytuacji, tj. żądania przez pracodawcę od kandydata do pracy CV wraz ze zdjęciem to należy ocenić możliwość żądania tak samo jak w przypadku innych danych osobowych jakie pracodawca może żądać od potencjalnego pracownika. W tym momencie odeślę Państwa do artykułu, który już był publikowany na naszym blogu – Podstawa przetwarzania danych osobowych przy rekrutacji, wspomnę tylko, co do zasady, że pracodawca nie ma podstawy do tego, żeby żądać wizerunku w postaci zdjęcia na CV, ze względu na ograniczenia wynikające z prawa pracy.

Natomiast w odniesieniu do pracownika to należy możliwość przetwarzania danych oceniać w zasadzie z tego samego punktu widzenia co i kandydatów do pracy, tj. w oparciu art. 23 uodo. Odpowiedź na nurtujące nas pytanie znajdujemy w oficjalnym serwisie GIODO (Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych).

Zakres danych, jaki może żądać pracodawca od pracownika bez konieczności pozyskiwania jego zgody, określa art. 22 1 Kodeksu pracy. Nie ma w nim wymienionego wizerunku. Z uwagi jednak na to, że wśród wymienionych informacji o pracowniku w powołanych przepisach Kodeksu pracy nie ma zdjęcia pracownika, to pracodawca, aby  móc legalnie je pozyskać w celu np. umieszczania na identyfikatorach czy stronach internetowych firm, musi – co do zasady – pozyskać na to zgodę pracownika. Tym samym zostaje spełniona przesłanka z art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych. Istnieją jednak sytuacje wyjątkowe, gdy wizerunek pracownika jest ściśle związany z wykonywanym przez niego zawodem czy charakterem pracy. Jako przykład podać można choćby pracowników ochrony, co do których – ze względów bezpieczeństwa – powinna być możliwość ich identyfikacji. Wówczas można odstąpić od pozyskiwania takiej zgody w tym właśnie celu.

GIODO wskazuje zatem na dwie podstawy przetwarzania wizerunku pracownika, tj. zgodę na przetwarzanie danych osobowych (art. 23 ust. 1 pkt. 1 uodo) i usprawiedliwiony interes administratora danych (art. 23 ust. 1 pkt. 5 uodo) w zależności od tego w jakim celu miałby wizerunek być przetwarzany. W odniesieniu do pytań zadanych na początku artykułu należy odpowiedzieć iż wykorzystywanie wizerunku pracownika możliwe jest:

  • co do zasady (mogą wystąpić wyjątki ze względu na specyfikę świadczonej pracy) na podstawie usprawiedliwionego interesu w odniesieniu do wyrabiania identyfikatorów dla pracowników.
  • co do zasady na podstawie dobrowolnej i niewymuszonej ani niedomniemanej zgody w odniesieniu do zamieszczenia zdjęcia pracownika w Intranecie, na powszechnie dostępnej stronie internetowej firmy lub na tablicy w siedzibie pracodawcy.

Dodatkowo warto również wspomnieć, że należy zebrać zgody na rozpowszechnianie wizerunku w odniesieniu do zamieszczenia zdjęcia pracownika na stronie internetowej firmy.