Kartki świąteczne a ochrona danych osobowych

Zapewne zadajecie sobie pytanie jak to jest z kartkami świątecznymi, czy do swoich klientów możecie wysłać takowe, a jeżeli już to jakich obowiązków powinniśmy dopełnić. Tak naprawdę to pewne nikt się na tym, nie zastanawia i po prostu wysyła. Zapewne to słuszne bo wszystko, w tym i ochrona danych osobowych powinno mieć swoje granice. My jednak postaramy się i w ten szczególny dzień choć kilka słów na ten temat napisać.

Obowiązki ustawowe jakimi się zajmiemy w kontekście wysyłania kartek świątecznych to: podstawa prawna, obowiązek informacyjny, czy kwestia  rejestracji zbioru danych osobowych. W telegraficznym skrócie podstawą przetwarzania w tym celu danych osobowych naszych klientów, kontrahentów i ich pracowników w tym celu może być tylko i wyłącznie art. 23 ust. 1 pkt. 5 ustawy o ochronie danych osobowych – czyli usprawiedliwiony cel administratora danych. Myślę, że nie ma co tu więcej dodawać komentarza J Nie będziemy też dopełniać obowiązku informacyjnego z art. 24 lub 25 uodo. Wyobraźcie sobie Państwo sytuacje w której pod życzeniami wpisana będzie klauzula: „Administratorem Twoich dobrowolnie podanych danych osobowych…”. Choć jak ktoś z Państwa bardzo będzie chciał to w celach standaryzacyjnych i związanych ze zgodnością z zasadami przetwarzania danych osobowych takiego obowiązku informacyjnego może dopełnić. Warto również wspomnieć, że Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych z powagą podszedł do tematu i w swojej publikacji „ABC  rejestracji zbiorów danych osobowych” na stronie 9 wskazuje, że przetwarzanie danych w zbiorze w związku z wysyłaniem kartek świątecznych nie jest zwolnione jest z obowiązku rejestracji. Cytując GIODO:

„Zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 8 ustawy z obowiązku rejestracji zbioru da­nych zwolnieni są administratorzy przetwarzający je wyłącznie w celu wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości fi­nansowej. Jeśli jednak zgromadzone w zbiorze dane służą dodatkowym celom, innym niż wskazane w tym przepisie, to administrator będzie musiał zbiór zarejestrować. Przykładem takiej sytuacji jest wykorzystywanie danych w celach finansowo-księgowych z jednoczesnym wyko­rzystywaniem ich do celów realizacji umowy, dochodzenia roszczeń, ce­lów marketingowych, utrzymywania kontaktu z klientem (np. wysyłania życzeń urodzinowych czy kartek świątecznych).”

Z tego mogłoby wynikać, że takowy zbiór podlega rejestracji. Ja jednak nie szedłbym zbyt daleko w tych rozważaniach i zwolnił zbiór z rejestracji na podstawie art. 43 ust. 1 pkt. 11 ustawy – czyli w związku z przetwarzaniem danych osobowych w drobnych bieżących sprawach życia codziennego.

Reasumując jeśli się Państwo trochę zaniepokoiliście to niesłusznie i możecie śmiało wysyłać kartki z życzeniami świątecznymi swoim klientom i kontrahentom, a my jako Redakcja Bloga chcielibyśmy Państwu życzyć wielu łask i radości z tegorocznych Świąt Bożego Narodzenia, Szczęśliwego Nowego Roku, wolnego od kontroli GIODO i samych zarejestrowanych zbiorów.

Redakcja Bloga

Kartki okolicznościowe

Święta już za nami i pewnie każdy z nas otrzymał jakieś kartki świąteczne od znajomych, rodziny czy też firm z jakimi współpracuje na co dzień. W dalszej części omówimy wyłącznie kwestię podstawy przetwarzania danych osobowych przy wysyłce kartek okolicznościowych od podmiotów z którymi spotykamy się w życiu zawodowym. Znajomych i rodzinę zostawimy w spokoju, gdyż do takich relacji (na całe szczęście) nie stosujemy ustawy o ochronie danych osobowych. Czym jest kartka zawierająca życzenia świąteczne z punktu widzenia ustawy o ochronie danych osobowych?

Zacznijmy może od celu w jakim jest wysyłana. Przesłanie kartki świątecznej ma za zadanie budowanie więzi z kontrahentem lub klientem. Każdemu z nas jest miło kiedy otrzymuje tego typu przesyłkę. Zawsze przychylniej spojrzymy na kontrahenta, który pamięta o nas nie tylko w momencie wystawiania faktury. Można więc powiedzieć, że kartki okolicznościowe są pewną formą marketingu i budowania relacji. Na takim też stanowisku stoi GIODO oraz Sądy. Czy w związku z powyższym możemy wysyłać kartki świąteczne? W mojej ocenie jak najbardziej. Należy tylko zwrócić uwagę do kogo wysyłamy kartkę i co ona zawiera. Kartkę możemy wysłać do aktualnego klienta czy kontrahenta. Na tego typu czynność nie będziemy potrzebowali zgody, gdyż wysyłka odbędzie się na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych. Administrator wysyłając kartkę realizuje swój prawnie usprawiedliwiony cel nie naruszając przy tym praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

Zgoda wydaje się konieczna jeżeli planujemy wysłać kartki świąteczne (w treści oprócz życzeń zawierające ofertę naszych usług/produktów) do potencjalnych klientów. W tym miejscu należy wskazać, iż orzecznictwo zna przypadki, gdy wysyłka kartki okolicznościowej stała się powodem wypłaty odszkodowania (np. wysyłka karty świątecznej przez bank do potencjalnego klienta)[1]. Należy również pamiętać, iż powinniśmy mieć zarejestrowany zbiór danych osobowych „Marketing” w GIODO[2].



[1] http://wiadomosci.gazeta.pl/kraj/1,34310,139580.html

[2] GIODO w ABC rejestracji zbiorów uznaje wysyłkę kartek za cel odrębny od marketingu ale również podlegający rejestracji „Jeśli jednak zgromadzone w zbiorze dane służą dodatkowym celom, innym niż wskazane w tym przepisie, to administrator będzie musiał zbiór zarejestrować. Przykładem takiej sytuacji jest wykorzystywanie danych w celach finansowo-księgowych z jednoczesnym wykorzystywaniem ich do celów realizacji umowy, dochodzenia roszczeń, celów marketingowych, utrzymywania kontaktu z klientem (np. wysyłania życzeń urodzinowych czy kartek świątecznych.