Zakres danych osobowych w aktach pracowników

Z chwilą zatrudnienia nowego pracownika pracodawca zobowiązany jest prowadzić dla niego wiele dokumentów z tzw. dokumentacji pracowniczej. Jednym z takich obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dla pracownika akt osobowych, których zakres regulowany jest przepisami prawa pracy. Przy prowadzeniu dokumentacji w działach kadr pojawia się pytanie jakie dokumenty powinny się tam znaleźć, a jakich nie powinno być. Takie akta osobowe są często zainteresowaniem różnych organów kontrolnych, takich jak Państwowa Inspekcja Pracy czy Inspektorzy biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, ważne jest aby w zgodzie z prawem je prowadzić, aby nie narazić się na różne kary od tych podmiotów. W niniejszym artykule wskaże jakie informacje powinny się znajdować w teczkach osobowych w oparciu o przepisy prawa pracy i ustawy o ochronie danych osobowych.

Podstawowymi aktami prawnymi regulującymi kwestie dokumentów pracowniczych są ustawa z dnia 26 czerwca 1974 Kodeks Pracy (dalej „KP”) i Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (dalej „Rozporządzenie”). Akty te wskazują jakich dokumentów zawierających dane osobowe może żądać pracodawca od pracownika. Szczególnie są to: art. 22¹ KP i rozdział 2 Rozporządzenia.

Akta osobowe składają się z trzech części A, B i C. W części A znajdują się dokumenty zbierane przed zatrudnieniem. Stosownie do przepisów rozporządzenia w tej części przechowuje się m.in. kwestionariusz osobowy kandydata do pracy, świadectwa pracy, czy dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe. W części B przechowuje się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz jego przebiegu. Znajdują się tutaj takie dokumenty jak  karta szkolenia wstępnego BHP, umowa o pracę, czy kwestionariusz osobowy pracownika. Natomiast w części C znajdują się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia takie jak oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, czy wydane świadectwo pracy.

Zasadą ustaloną w Kodeksie pracy (art. 22¹ § 3 KP) jest, iż udostępnienie danych osobowych pracodawcy następuje w formie oświadczenia.  Pracodawca może żądać udokumentowania tych danych. Z kolei w § 3 Rozporządzenia wskazane jest, że Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. Oryginały dokumentów przechowujemy tylko, jeżeli tak stanowią przepisy prawa. Dzieje się tak m.in. w przypadku umowy o pracę, karty szkolenia wstępnego BHP.

W praktyce spotkaliśmy się z najczęściej popełnianymi błędami w tym zakresie w postaci stosowania niewłaściwym kwestionariuszy osobowych dla pracownika i kandydata do pracy (zawierających zbyt szeroki zakres danych – np. nazwisko rodowe, miejsce urodzenia), załączania do akt osobowych kserokopii dowodu osobistego i legitymacji studenckiej,  zbierania i załączania do teczek osobowych oświadczeń lub zaświadczeń o niekaralności, gdy jednocześnie brak było podstawy do ich zbierania i przetwarzania. Kolejnym przykładem jest prowadzenie tzw. podwójnych teczek, gdzie w jednych znajdują się dokumenty zgodne z przepisami prawa, a w drugiej pozostałe – takie jak wspomniana kserokopia dowodu osobistego, czy zaświadczenie o niekaralności.  Trudno wskazać wszystkie przepisy, które wskazują nam na to co wolno pracodawcy przechowywać w dokumentacji pracowniczej, jednakże, aby ustrzec się takich błędów radzilibyśmy co najmniej dokładną analizę uwzględnionych w tym artykule przepisów.

Zaświadczenie o odbyciu szkolenia z BHP w aktach osobowych pracownika

Pomimo tego, że kwestię tego co powinno znajdować się w aktach osobowych ściśle regulują przepisy prawa pracy, to w praktyce umieszczane są tam różne dokumenty. Jednym z takich praktycznych zagadnień jest to, czy zaświadczenia o ukończeniu szkolenia z bezpieczeństwa i higieny pracy powinny się tam znajdować i jeżeli tak to w jakiej formie (oryginału, odpisu, kserokopii)? Jest to temat związany z ochroną danych osobowych. Dlaczego? Ponieważ audyt zewnętrzny i niekiedy GIODO weryfikują zawartość akt osobowych pracowników szukając tam takich dokumentów, które z punktu widzenia ustawy o ochronie danych osobowych znaleźć się tam nie powinny.

Przepisy prawa pracy nakładają na pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikowi wstępnego szkolenia z BHP oraz szkoleń okresowych. Stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, poświadczeniem ukończenia szkolenia wstępnego jest odpowiedni wpis na karcie szkolenia wstępnego. Zaś karta szkolenia wstępnego powinna być przechowywania w oryginale w aktach osobowych pracownika.

To samo rozporządzenie reguluje również kwestię dokumentów poświadczających udział pracownika w szkoleniach okresowych. Stosownie do § 16 rozporządzenia poświadczeniem odbycia szkolenia okresowego jest zaświadczenie, którego odpis przechowuje się w aktach osobowych pracownika.

Warto wspomnieć przy tej okazji, że powoływane rozporządzenie bardzo szczegółowo reguluje też wzory karty szkolenia wstępnego i zaświadczenia o ukończeniu szkolenia w dziedzinie BHP.

Z powyższych uwag w kontekście ustawy o ochronie danych osobowych wynika, że podstawą przetwarzania danych osobowych zawartych w karcie szkolenia wstępnego i zaświadczeniu o ukończeniu szkolenia okresowego są przepisy rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (a więc art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych), które to regulują nie tylko zakres danych jakie może zbierać pracodawca, jak i formę oraz miejsce przechowywania danych zawartych w tych dokumentach. Zarówno kartę szkolenia wstępnego jak i zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego przechowujemy w aktach osobowych pracownika, z tym, że karta przechowywana jest w oryginale, a zaświadczenie w odpisie.