Zaświadczenie o odbyciu szkolenia z BHP w aktach osobowych pracownika

Pomimo tego, że kwestię tego co powinno znajdować się w aktach osobowych ściśle regulują przepisy prawa pracy, to w praktyce umieszczane są tam różne dokumenty. Jednym z takich praktycznych zagadnień jest to, czy zaświadczenia o ukończeniu szkolenia z bezpieczeństwa i higieny pracy powinny się tam znajdować i jeżeli tak to w jakiej formie (oryginału, odpisu, kserokopii)? Jest to temat związany z ochroną danych osobowych. Dlaczego? Ponieważ audyt zewnętrzny i niekiedy GIODO weryfikują zawartość akt osobowych pracowników szukając tam takich dokumentów, które z punktu widzenia ustawy o ochronie danych osobowych znaleźć się tam nie powinny.

Przepisy prawa pracy nakładają na pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikowi wstępnego szkolenia z BHP oraz szkoleń okresowych. Stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, poświadczeniem ukończenia szkolenia wstępnego jest odpowiedni wpis na karcie szkolenia wstępnego. Zaś karta szkolenia wstępnego powinna być przechowywania w oryginale w aktach osobowych pracownika.

To samo rozporządzenie reguluje również kwestię dokumentów poświadczających udział pracownika w szkoleniach okresowych. Stosownie do § 16 rozporządzenia poświadczeniem odbycia szkolenia okresowego jest zaświadczenie, którego odpis przechowuje się w aktach osobowych pracownika.

Warto wspomnieć przy tej okazji, że powoływane rozporządzenie bardzo szczegółowo reguluje też wzory karty szkolenia wstępnego i zaświadczenia o ukończeniu szkolenia w dziedzinie BHP.

Z powyższych uwag w kontekście ustawy o ochronie danych osobowych wynika, że podstawą przetwarzania danych osobowych zawartych w karcie szkolenia wstępnego i zaświadczeniu o ukończeniu szkolenia okresowego są przepisy rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (a więc art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych), które to regulują nie tylko zakres danych jakie może zbierać pracodawca, jak i formę oraz miejsce przechowywania danych zawartych w tych dokumentach. Zarówno kartę szkolenia wstępnego jak i zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego przechowujemy w aktach osobowych pracownika, z tym, że karta przechowywana jest w oryginale, a zaświadczenie w odpisie.