RODO – WYROK SĄDU REJONOWEGO W TORUNIU Z DNIA 28 GRUDNIA 2018 R.

RODO wyrok sądu

Wyrok Sądu Rejonowego w Toruniu z dnia 28 grudnia 2018 r.

IV P 364/18 – Jeden z pierwszych wyroków rozstrzygających o zasadności podpisania dokumentów z zakresu ochrony danych przez pracownika.

W sentencji wyroku znajdziemy uznanie powództwa oraz zasądzenie kosztów od pozwanej Spółki (pracodawcy).

Pracownik wniósł powództwo tytułem odszkodowania za niezgodne z prawem rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika w trybie art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy. Przyczyną uzasadniającą wypowiedzenie było niepodpisanie przez pracownika dokumentów z zakresu ochrony danych osobowych.

W uzasadnienia Wyroku wynika, iż pracownik otrzymał do podpisu następujące dokumenty:

  • Oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych;
  • Oświadczenie o zgodzie na funkcjonowanie w miejscu pracy monitoringu, utrwalenie wizerunku pracownika w miejscu pracy i przetwarzanie danych osobowych w tym zakresie;
  • Oświadczenie o przestrzeganiu zasad i przepisów ochrony danych osobowych i o zachowaniu tajemnicy danych osobowych zawierające oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami ochrony danych osobowych, zasadami przetwarzania i ochrony danych osobowych i zobowiązanie do przestrzegania zasad i przepisów z zakresu ochrony danych osobowych oraz informacji objętych prawem tajemnicy przedsiębiorstwa podczas wykonywania obowiązków służbowych oraz oświadczenie o przyjęciu do wiadomości i stosowania zasad dotyczących bezpieczeństwa danych osobowych w firmie.

Sąd wyraźnie wskazuję, iż przede wszystkim pracodawca jako administrator danych powinien określić prawidłową podstawę przetwarzania danych osobowych. W dostarczonych dokumentach Sąd w moim odczuciu słusznie podnosi, iż w relacjach pracowniczych nie powinniśmy opierać się na przesłance wynikającej z art. 6 ust. 1 lit a) RODO, bowiem zgoda podmiotu danych powinna być wyrażona dobrowolnie, konkretnie, świadomie i jednoznacznie co w relacjach pracodawca – pracownik budzi wątpliwości. Odnosząc się do zgody na przetwarzanie danych osobowych Sąd podkreśla, iż zgoda ta mogła dotyczyć wyłącznie danych których pracownik nie miał obowiązku udostępniać pracodawcy zgodnie z art. 22 1 Kodeksu pracy.

Ponadto żądanie zgody na funkcjonowanie w miejscu pracy monitoringu, utrwalenie wizerunku pracownika w miejscu pracy i przetwarzanie danych jest nadmierne bowiem również w tym zakresie regulują nam przepisy w art. 22 2 Kodeksu pracy o monitoringu wizyjnym. Przepisy te wskazują, iż pracodawca powinien wskazać cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu a informację te ustalić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem a przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje powyższe informacje na piśmie.

Sąd wskazuję, iż w przepisach jest tylko wskazanie, iż pracodawca informuję o wprowadzeniu monitoringu, jego celu, zakresie oraz sposobie zastosowania a jego wprowadzenie nie jest zależne od zgody pracownika.

Sąd podał w wątpliwość podpisanie oświadczenia o przestrzeganiu zasad i przepisów ochrony danych osobowych i o zachowaniu tajemnicy danych osobowych zawierające oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami ochrony danych osobowych, zasadami przetwarzania i ochrony danych osobowych i zobowiązanie do przestrzegania zasad i przepisów z zakresu ochrony danych osobowych oraz informacji objętych prawem tajemnicy przedsiębiorstwa podczas wykonywania obowiązków służbowych oraz oświadczenie o przyjęciu do wiadomości i stosowania zasad dotyczących bezpieczeństwa danych osobowych w firmie bowiem samo niepodpisanie przez pracownika w/w dokumentów może oznaczać, iż pracownik nie posiada stosownej wiedzy z zakresu ochrony danych osobowych, a jeśli posiada to nie będzie czynił z niej użytku. Skutkować to może zdaniem Sądu odsunięciem pracownika od pracy w trybie art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy (podstawowym obowiązkiem pracownika jest dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę), jednak nie może prowadzić do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika i nie może stanowić ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych. Sąd wskazuję, że podpis jest pewnego rodzaju deklaracją a nie obowiązkiem pracownika sensu stricto.

Wskazując również na ugruntowane orzecznictwo, iż zastosowanie przesłanki z art. 52 § 1 pkt. 1 Kodeksy pracy wchodzi w grę tylko wtedy gdy zachowanie pracownika jest szczególnie naganne oraz stanowi rażące i drastyczne złamanie reguł postępowania. W zaistniałej sprawie zdaniem Sądu nie można tutaj mówić o takim zachowaniu.

Sąd podkreśla, również jak ważne jest chociażby przeszkolenie pracowników niezależnie od ich stanowiska i uświadomienie zarówno pracownikom wyższego szczebla jak i pracownikom szeregowym funkcjonowania zasad z zakresu ochrony danych.

Podsumowując pracodawca jako administrator danych powinien:

  • Prawidłowo określić podstawę prawną przetwarzania danych pracowniczych;
  • Przy wyrażeniu zgody zapewnić dobrowolność oraz pamiętać o zasadzie równowagi stron przy wyrażeniu zgody, bowiem w przypadku wątpliwości co do jej dobrowolności może okazać się ona nieważna;
  • Sukcesywnie podnosić świadomość pracowników z zakresu ochrony danych poprzez m.in. szkolenia oraz dbać o prawidłowe przestrzeganie zasad wynikających z RODO.

 

Autor: Aleksandra Kiełbratowska

REJESTR CZYNNOŚCI I REJESTR KATEGORII CZYNNOŚCI

rejestr czynności RODO

Rejestr czynności i rejestr kategorii czynności, różnice i cechy wspólne, czyli co powinniśmy o nich wiedzieć?

Z datą wejścia w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólnego Rozporządzenia o ochronie danych), a mianowicie od 25 maja 2018 roku do obowiązków administratora danych, ale i procesora przetwarzającego dane większej ilości osób niż dane dotyczące 250 pracowników dołącza prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych. Przepisy RODO nie dają wyraźnego drogowskazu, jakie dane winny mieścić się w rejestrze, bądź jak ma wyglądać taki spis i schemat podanych informacji, stanowią jednak, że rejestr winien być prowadzony w formie pisemnej, w tym elektronicznej. Rejestrowanie czynności przetwarzania i rejestr kategorii czynności opisuje szczegółowo art. 30 RODO.

Jakie informacje są niezbędne i powinny znajdować się w rejestrze czynności przetwarzania?

Zgodnie z treścią art. 30 ustępu 1 RODO rejestr czynności powinien zawierać takie informacje jak:

  1. imię i nazwisko lub nazwę oraz dane kontaktowe administratora oraz wszelkich współadministratorów, a także gdy ma to zastosowanie – przedstawiciela administratora oraz inspektora ochrony danych;
  2. cele przetwarzania;
  3. opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz kategorii danych osobowych;
  4. kategorie odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, w tym odbiorców w państwach trzecich lub w organizacjach międzynarodowych;
  5. gdy ma to zastosowanie, przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, w tym nazwa tego państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, a w przypadku przekazań, o których mowa w art. 49 ust. 1 akapit drugi, dokumentacja odpowiednich zabezpieczeń;
  6. jeżeli jest to możliwe, planowane terminy usunięcia poszczególnych kategorii danych;
  7. jeżeli jest to możliwe, ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, o których mowa w art. 32 ust. 1.

W związku z powyżej wymienionymi wskazaniami (częścią obligatoryjną rejestru) wciąż pozostaje wiele pytań odnośnie użytych powyżej pojęć, czy tego jak finalnie powinien wyglądać rejestr, jak dane mają być w nim rozplanowane lub kwestia jak szczegółowo takie rejestry należy prowadzić. Obecny rejestr czynności przetwarzania porównywany często jest do wcześniejszego rejestru zbiorów danych, do jakiego prowadzenia zobowiązani byli powołani administratorzy bezpieczeństwa informacji, jednak aby nie wprowadzać zbędnego rozproszenia i dezorientacji Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wyszedł z inicjatywą pomocy, a mianowicie udostępnił przykładowe szablony rejestrów – rejestru czynności przetwarzania, a ponadto i rejestru kategorii czynności wraz z wyjaśnieniami.

W związku z tym, że oryginalne tłumaczenie rozporządzenia ma brzmienie angielskie, zapis „Records of processing activites” można tłumaczyć jako „zapis aktywności przetwarzania”, co oznaczać mogłoby, że dotyczy on procesów lub czynności jak m.in.: zapisy na marketing drogą internetową, rekrutacja pracowników czy wysyłanie newslettera. Powyższe można kojarzyć i określić jako kategorie czynności przetwarzania. Najistotniejszym wyróżnikiem między rejestrem czynności, a rejestrem kategorii czynności jest fakt, iż rejestr czynności przetwarzania prowadzi administrator danych, a rejestr kategorii czynności przetwarzania prowadzi podmiot przetwarzający dane. Wyżej wymienione rejestry  różnią się zakresem informacji, które zawierają.

Wskazówki do tworzenia rejestru czynności

Mimo braku sprecyzowania formy rejestru czynności przetwarzania istotne jest, by pamiętać o podaniu nazwy administratora danych wraz z danymi do kontaktu, danych Inspektora Ochrony Danych, nazwy czynności przetwarzania wraz z dodatkowymi obwarowaniami w związku z RODO dotyczące celu przetwarzania, kategorii osób, kategorii danych, planowanego terminu usunięcia danych, danych ewentualnych współadministratorów, a także możliwości transferu danych do kraju trzeciego.

Co powinno znaleźć się w rejestrze kategorii czynności?

Rejestru kategorii czynności dotyczy art. 30 ustęp 2 RODO, który stanowi, iż:

Każdy podmiot przetwarzający oraz – gdy ma to zastosowanie – przedstawiciel podmiotu przetwarzającego prowadzą rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu administratora, zawierający następujące informacje:

  1. imię i nazwisko lub nazwę oraz dane kontaktowe podmiotu przetwarzającego lub podmiotów przetwarzających oraz każdego administratora, w imieniu którego działa podmiot przetwarzający, a gdy ma to zastosowanie – przedstawiciela administratora lub podmiotu przetwarzającego oraz inspektora ochrony danych;
  2. kategorie przetwarzań dokonywanych w imieniu każdego z administratorów;
  3. gdy ma to zastosowanie – przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, w tym nazwa tego państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, a w przypadku przekazań, o których mowa w art. 49 ust. 1 akapit drugi, dokumentacja odpowiednich zabezpieczeń;
  4. jeżeli jest to możliwe, ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, o których mowa w art. 32 ust. 1.

Rekordy w prowadzonym rejestrze mają dotyczyć poszczególnych grup czynności dokonywanych na bazach administratorów. Nie należy utożsamiać ww. pojęcia z ogólnym pojęciem przetwarzania danych. Obowiązek prowadzenia tego rejestru wynika z wprowadzonej przez Rozporządzenie RODO tzw. zasady rozliczalności, która polega na obowiązku wykazania przez administratora wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, zmierzających do tego by przetwarzanie danych odbywało się zgodnie z przepisami. W praktyce często zalecane jest dodanie do rejestru kategorii czynności fakultatywnych informacji, takich jak: numer umowy oraz datę jej podpisania, czas trwania umowy, cel przetwarzania danych osobowych oraz ewentualne kary umowne z niej wynikające.

Omawiane ustalenia mają zastosowanie co do przedsiębiorcy lub podmiotu zatrudniającego więcej niż 250 osób, chyba że przetwarzanie, którego dokonują, może powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą, nie ma charakteru sporadycznego lub obejmuje szczególne kategorie danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, lub dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa, o czym mowa w art. 10 RODO. Powracając do rejestru czynności, o którym była mowa – z powyższego wynika, iż rejestr czynności przetwarzania danych osobowych będzie musiał być stosowany i prowadzony u niemalże każdego pracodawcy. Niewątpliwie należy podkreślić, że w rejestrze nie zamieszcza się każdej czynności, jednak może on zawierać więcej informacji, elementów, które administrator danych oceni jako istotne i użyteczne w ramach działalności. Mogą to być między innymi: informacja, czy został spełniony obowiązek informacyjny, czynności przetwarzania danych, sposób w jaki dane są pozyskiwane, ewentualne miejsce występowania zgody osoby, której dane dotyczą.

Jako cel obowiązku prowadzenia rejestrów można śmiało określić zachowanie przez administratora i podmiot przetwarzający zgodności z RODO oraz umożliwienie organowi nadzorczemu monitorowania prowadzonego przetwarzania. Na każde żądanie organu nadzorczego informacje o prowadzonym przez administratora i podmiot przetwarzający przetwarzaniu będą udostępniane organowi w sposób jednolity, czytelny i uproszczony, umożliwiający dokonanie ich szybkiego przeglądu i wstępnej weryfikacji. Rejestry dotyczą wszystkich czynności przetwarzania danych osobowych, a określona w art. 30 ust. 1 i ust. 2 RODO klasyfikacja zawiera wiele istotnych dla sprawowania nadzoru kryteriów. Nawiązując do cech wspólnych obu rejestrów tj.: rejestru czynności i rejestru kategorii czynności nierzadko będzie tak, iż jedna z firm, jako administrator swoich danych, będzie zobowiązana prowadzić rejestr czynności przetwarzania, a jako podmiot przetwarzający dane w imieniu innych administratorów (jako procesor) będzie jednocześnie prowadzić rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu administratora.

Co istotne, warto pamiętać przy tworzeniu dokumentacji, iż zapoznanie się z takimi rejestrami może być jednym z pierwszym z działań podejmowanych w celu przeprowadzenia przez organ nadzorczy kontroli przestrzegania przepisów RODO, nie tylko w ramach audytów, o których mowa w art. 58 ust. 1 lit. b RODO, ale także w innych prowadzonych przez organ postępowaniach.

 

Autor: Monika Liwoch

 

 

 

 

 

KARY ZA NIEPRZESTRZEGANIE RODO

kara ROD

KARY ZA NIEPRZESTRZEGANIE RODO TO NIE STRASZENIE

Kary za nieprzestrzeganie przepisów rozporządzenia o ochronie danych osobowych nie są straszeniem, a stają się rzeczywistością. Każdy pamięta, jak wyglądały zalane obowiązkami informacyjnymi skrzynki e-mailowe przed 25 maja 2018 r., ten czas był naprawdę gorący dla przedsiębiorców, którzy w obawie przed karami próbowali tworzyć zabezpieczenia przed ewentualną kontrolą. Był to również wzmożony czas audytów, opracowywania dokumentacji, procedur oraz szkoleń pracowniczych. Niektórych motywowało to do wdrożenia przepisów RODO do firm, zaś drudzy tę kwestię mocno bagatelizowali.

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH NIE JEST NOWOŚCIĄ

Tematyka ochrony danych w Polsce nie jest też nowością, sporo zmieniło się od wejścia w życie ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Na kanwie ustawy z 1997 roku oczywiście również występowały informacje na temat konsekwencji w postaci sankcji za naruszenia ochrony danych osobowych. Aby nadążyć za tym, jak w praktyce dane są przetwarzane rozporządzenie wprowadziło wiele zmian i nowości. Przy obecnym ogromnym postępie technologicznym i fakcie, jak cenne stały się dane osobowe RODO nie jest wymysłem, a zwyczajnie potrzebą rynku. Chcemy wiedzieć gdzie wędrują nasze dane, jak, przez kogo, jak długi czas będą przetwarzane oraz do kogo można udać się kiedy pojawi się naruszenie. Chodzi zarówno o te dane związane z imieniem, nazwiskiem, wizerunkiem, ale także dotyczące lokalizacji, czy na przykład naszych preferencji zakupowych itp. Oczywiście jednorazowe wprowadzenie zmian w kierunku RODO będzie świetnym krokiem w stronę rzeczywistej ochrony danych, warto jednak pamiętać, że to długotrwały proces uświadamiania, zmiany mentalności w danej organizacji i podejścia do ochrony danych może przynieść zamierzony skutek dla ochrony danych osobowych. Być może nałożona przez Urząd kara stanie się impulsem do refleksji, że warto dbać o ochronę danych osobowych i robić to rozważnie.

KARY W EUROPIE

Jedną z pierwszych kar po wejściu przepisów w życie pojawiła się w portugalskim szpitalu, gdzie zbierano w sposób nieuprawniony dane pacjentów. Nałożona przez Urząd Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), czyli Komisję Ochrony Danych – Organ nadzorczy w Portugalii kara opiewała sumę 400 000 euro. Spowodował to między innymi nieuprawniony dostęp do danych klinicznych udzielony osobom, które nie powinny mieć takiej możliwości. Urząd uargumentował nałożenie tak wysokiej kary umyślnym działaniem administratora danych, który powinien był zastosować środki techniczne i organizacyjne niezbędne do identyfikacji i uwierzytelniania danych użytkowników. Przez ww. naruszenie szpitalowi zarzuca się naruszenie głównych zasad RODO takich jak integralność, poufność, czy minimalizacja danych.

KARY ZA NARUSZENIA W POLSCE

Czy warto bać się kar finansowych za naruszenia przepisów RODO w Polsce? Odpowiedź brzmi: i tak i nie. Tutaj najbardziej adekwatną byłaby znienawidzona, ale i często używana przez prawników odpowiedź „to zależy”. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych Edyta Bielak – Jomaa zapowiedziała potrzebę poprawy kwestii ochrony danych w świadomości polskich przedsiębiorców oraz kontrole i kary nie bez pokrycia. Od kilku tygodni w sieci pojawia się wiele opinii na temat kary, którą ma dostać przedsiębiorstwo. Jedno jest pewne – 26 marca oficjalnie ogłoszono informację na stronie Urzędu.

Decyzja dotyczy firmy, która tworzyła bazę danych prowadzących działalność na podstawie ogólnodostępnych informacji zawartych w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, Krajowym Rejestrze Gospodarczym, a także w zestawieniach Głównego Urzędu Statystycznego. Takiego rodzaju dane były przekazywane tym użytkownikom, którzy chcieli sprawdzić wiarygodność przedsiębiorców. Proces kontroli UODO wskazał, że warszawska spółka o zbieraniu i przetwarzaniu danych na ich temat informowała wyłącznie tych, którzy na którymś z portali internetowym umieścili swoje adresy e-mail. Obowiązek informacyjny nie został wysłany pocztą do reszty ze względu na wysokie koszty. Firma informację o przetwarzaniu danych osobowych zamieściła na stronie internetowej. Wskazując na wysokość kary mówi się o kwocie około miliona złotych.

PRZYSZŁOŚĆ

Temat ochrony danych osobowych powinien pojawić się w świadomości absolutnie każdej firmy, a nałożenie kary przez Urząd w Polsce wzmocnią to przekonanie wśród przedsiębiorców. Jeśli przepisy rozporządzenia są przestrzegane nie ma potrzeby do obaw. Niejednokrotnie przedsiębiorcy wskazują, że RODO wyklucza, ogranicza bądź też utrudnia im działania marketingowe, sprzedażowe. Nie warto patrzeć na tę kwestię w negatywny sposób, ale tak, że dane klientów są bezpieczne, przetwarzane w sposób zgodny z przepisami i podstawowymi zasadami rozporządzenia. Sprawa ochrony danych osobowych na dzień dzisiejszy wydaje się o tyle ciekawa, że do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęło ok. 4 tysiące skarg dotyczących przetwarzania danych osobowych, co będzie się działo dalej w kwestii kar, zobaczymy.

Autor: Monika Liwoch