Zmiany w prawie pracy

Możliwość pozyskiwania zaświadczeń o niekaralności i aktualizacja okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej to nowe zmiany w prawie pracy. Chciałoby się powiedzieć nareszcie. Ustawodawca po wielu zapewnieniach i obietnicach w końcu przeszedł do ich realizacji i proponuje nowe regulacje. Pod lupę w dzisiejszym wpisie wezmę zmiany w prawie pracy objęte przez:

  1. projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców oraz
  2. projekt założeń projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Z uwagi na dynamiczny rozwój wydarzeń wpis jest krótką refleksją na stan legislacyjny na dzień 23 września br. Celem proponowanych zmian jest:

  • doprecyzowanie zagadnień wywołujących wątpliwości interpretacyjne,
  • redukcja niektórych obowiązków administracyjnych,
  • wspieranie rozwoju przedsiębiorczości i podniesienie efektywności pracy.

Proponuje się zmiany w prawie pracy m.in. w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej, w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych, w prawie budowlanym, prawie technicznym, prawie handlowym oraz finansowym i ochrony środowiska. Nie sposób opisać ich w kilku czy nawet kilkunastu wpisach. Z uwagi na doniosłość zmian w Kodeksie pracy, a także zmian w kontekście możliwości zbierania oświadczeń o niekaralności – przyjrzę się im bliżej.

Pierwsza kwestia dotyczy często przywoływanego przez nas w kontekście ochrony danych osobowych, art. 221 ustawy Kodeks pracy. Zmiany zmierzają ku poszerzeniu kręgu pracodawców, którzy będą mogli żądać od osób ubiegających się o zatrudnienie podania informacji o niekaralności. Obecnie pracodawca może ich żądać w ściśle określonych przypadkach tzn. wskazanych przez przepisy prawa. Dla przykładu nauczyciel w celu potwierdzenia spełniania warunku niekaralności za przestępstwo popełnione umyślnie przed nawiązaniem stosunku pracy obowiązany jest przedstawić dyrektorowi szkoły informację z Krajowego Rejestru Karnego ( art. 10 ust. 8a ustawy Karta Nauczyciela). Jak czytamy z uzasadnienia projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców:

„Pracodawca, będący podmiotem podlegającym nadzorowi Komisji Nadzoru Finansowego w rozumieniu ustawy z dnia 21 lipca 2006 r. o nadzorze nad rynkiem finansowym będzie miał prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania informacji w zakresie skazania prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe”.

Jednocześnie należy zaznaczyć, że udokumentowanie informacji o niekaralności, będzie mogło nastąpić wyłącznie po uprzednim uzyskaniu pisemnej zgody osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Po pierwsze brak jest zamkniętego i jasno określonego katalogu podmiotów, które będą mogły żądać od kandydatów do pracy zaświadczeń o niekaralności. Po drugie brak jasno określonych stanowisk na które aplikacja będzie wiązała się z koniecznością podania informacji z Krajowego Rejestru Karnego. Już chociażby te dwa aspekty mogą w przyszłości prowadzić do licznych nadużyć. Co warto dodać zakres przestępstw jest okrojony wyłącznie do przestępstw skarbowych. Pytanie czy jest to wystarczające? Informacje te stanowią jedynie małą część informacji gromadzonych w Krajowym Rejestrze Karnym. Pracodawca nie będzie miał zatem dostępu do informacji o prawomocnym warunkowo umorzonym postępowaniu karnym czy też prawomocnym skazaniu pracownika przez sądy państw obcych.

Druga kluczowa zmiana dotyczy skrócenia czasu przechowywania dokumentacji kadrowo – płacowej z 50 do 10 lat. Z zastrzeżeniem, że ZUS będzie gromadził informacje wystarczające do ustalenia i przyznania świadczenia z ubezpieczenia społecznego w takim zakresie, aby ubezpieczony miał zagwarantowane bezpieczeństwo otrzymania wybranego świadczenia oraz prawidłowego ustalenia jego wysokości. Warto dodać, że projekt przewiduje fakultatywną możliwość gromadzenia i przechowywania akt osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Celem niniejszej zmiany jest obniżenie kosztów ponoszonych przez pracodawców w związku z przechowywaniem akt osobowych w wersji papierowej. Duże koszty związane są chociażby z koniecznością powierzenia archiwizacji dokumentacji podmiotom zewnętrznym.

Kończąc, należy zauważyć, że ww. projekty ustaw jak na razie są na etapie konsultacji społecznych i ciężko jest mówić o jakichkolwiek konsekwencjach w obrębie ochrony danych osobowych. Jedyne co nam pozostaje to czekać z niecierpliwością na kolejne doniesienia z rządowego centrum legislacji.

Udostępnienie danych pracownika

Przesłanki oraz granice przetwarzania danych osobowych pracowników

Wpis ten jest naszą reakcją na jedno z pytań jakie trafiło do naszej redakcji. Pytanie dotyczyło zakresu danych osobowych (dokumentów) pracowników jakie można przekazać podmiotowi trzeciemu, a dokładniej tego, czy można udostępniać informacje o pracownikach kierownikowi budowy, na której wykonują swoją pracę. Na wstępie zastanowimy się, jakie dane osobowe na temat pracownika ma prawo pozyskiwać pracodawca, dopiero wtedy będziemy mogli rozstrzygnąć, które z nich ewentualnie można udostępniać na rzecz innych podmiotów? Oczywiście niniejsze opracowanie dotyczy stanu faktycznego przedstawionego w zadanym pytaniu a więc dopuszczalności przekazania danych osobowych przez podwykonawcę (firmę budowlaną) na rzecz kierownika budowy.

Jakich danych osobowych może żądać od nas pracodawca?

Zakres danych, które może żądać pracodawca od pracownika reguluje art. 221 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Stosownie do § 1 i 2 tego przepisu, pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania danych osobowych obejmujących:

  • imię (imiona) i nazwisko,
  • imiona rodziców,
  • datę urodzenia,
  • miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
  • wykształcenie,
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca ma prawo żądać od pracownika także podania:

  • innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
  • numeru PESEL.

 A co z numerem i serią dowodu osobistego?

Warto zauważyć, że załącznik do rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r.[1] w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika wskazuje na to, że numer PESEL oraz numer dowodu osobistego powinien wskazać sam pracownik w kwestionariuszu osobowym załączonym do ww. rozporządzenia. Pracownik oświadcza bowiem, że dane które podał są zgodne z jego dowodem osobistym.

Ciekawostka! Stosownie do art. 221 § 3 Kodeksu pracy udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Przy czym złożenie takiego oświadczenia przez pracownika nie może być utożsamiane z oświadczeniem o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych. Pracodawca stosownie do postanowień art. 221 § 3 Kodeksu pracy ma prawo żądać dowodu osobistego do wglądu w celu zweryfikowania podanych w kwestionariuszu danych osobowych, ale nie ma podstawy do tego aby kserować dowód osobisty.

Badania lekarskie

Zgodnie ze stanowiskiem GIODO[2] pracodawca nie ma podstawy do przetwarzania danych osobowych dotyczących wyników badań lekarskich, gdyż przepisy prawa zezwalają tylko na zbieranie zaświadczenia o braku przeciwskazań lub też o przeciwwskazaniach zdrowotnych danego pracownika do pracy na określonym stanowisku. Powyższe wynika z Rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy. Zgodnie z § 2 ust. 5 wskazanego rozporządzenia badanie profilaktyczne kończy się orzeczeniem lekarskim stwierdzającym brak przeciwwskazań zdrowotnych do pracy na określonym stanowisku pracy albo stwierdzającym przeciwwskazania zdrowotne do pracy na określonym stanowisku pracy. Stosownie zaś do § 3 ust. 4 tego rozporządzenia orzeczenia lekarskie są wydawane w formie zaświadczeń według określonych wzorów. Zgodnie natomiast z ust. 5 rozporządzenia zaświadczenia te lekarz przeprowadzający badanie profilaktyczne przekazuje pracownikowi i pracodawcy. Rozporządzenie tym samym nie daje uprawnień na rzecz pracodawcy do otrzymywania wyników badań lekarskich pracownika.

Ciekawostka!  Ww. rozporządzenie wskazuje, że karta badania profilaktycznego zawiera dane identyfikacyjne osoby objętej badaniami (imię i nazwisko, datę urodzenia, płeć oraz adres zamieszkania).

Szkolenia BHP

Z kolei podstawą przetwarzania danych osobowych zawartych w karcie szkolenia wstępnego i zaświadczeniu o ukończeniu szkolenia BHP jest § 16 ust. 2 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy[3]. Wyżej wymienione karty pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, z tym, że karta przechowywana jest w oryginale, a zaświadczenie w odpisie.

Ciekawostka! Dopiero ww. rozporządzenie umożliwia pracodawcy zbierania informacji o miejscu urodzenia pracownika. Informacja ta jest niezbędna do wystawienia zaświadczenia ze szkolenia BHP.

Udostępnienie danych osobowych

Na początek kilka ogólnych słów. Przetwarzanie danych powinno następować m.in. w oparciu o następujące kryteria: legalności, celowości, adekwatności oraz rzetelności.  Podstawy przetwarzania (w tym i udostępniania) danych osobowych wymienione są w art. 23 i 27 ustawy o ochronie danych osobowych.

Abyśmy jako pracodawca i zarazem administrator danych mogli udostępnić dane osobowe na rzecz podmiotu, który taki wniosek złożył musimy posiadać jedną z podstaw do udostępnienia danych osobowych. Przykładem takie podstawy udostępnienia danych osobowych może być przepis prawa jakiejś ustawy szczególnej.  Z praktycznego punktu widzenia ważne jest to aby abyśmy mieli dowód tego że udostępnienie odbyło się w sposób zgodny z ww. zasadami ochrony danych osobowych. Dlatego też, niezależnie od zastosowanej podstawy udostępnienia rekomendujemy, aby wniosek o udostępnienie złożony został na piśmie lub w ostateczności na podstawie zweryfikowanego maila. Udostępniając dane warto pamiętać o konieczności zastosowania środków organizacyjnych i technicznym zarówno po stronie administratora danych jak i tego, komu dane udostępniono. Za udostępnienie danych osobowych osobom nieupoważnionym art. 51 ustawy o ochronie danych osobowych przewiduje odpowiedzialność karną, gdzie najsurowsza kara wynosi do 2 lat pozbawienia wolności dla osoby, która udostępniała dane osobowe osobom nieupoważnionym.

Ważne! Stosownie do art. 22 ustawy z dnia 7 lipca 1994r. Prawo budowlane do podstawowych obowiązków kierownika budowy należy m.in. zapewnienie zorganizowania budowy i kierowanie budową obiektu budowlanego w sposób zgodny z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy.

Podsumowując. Kierownik budowy może żądać od Państwa informacji o braku przeciwskazań lub też o przeciwskazaniach zdrowotnych danego pracownika do pracy na określonym stanowisku. Zaświadczenie o przeszkoleniu z zasad BHP również powinno być mu udostępnione. 

[1] Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika ( Dz. U. 1996 nr 69 poz.332)

[2] http://www.giodo.gov.pl/348/id_art/1712/j/pl/

[3] Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. 2004 nr 180 poz. 1860)

Status administratora danych a benefity

Dziś prezentujemy bardzo ciekawą decyzję Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, która potwierdza nasze stanowisko prezentowane już od kilku lat odnośnie tego, kto posiada status administratora danych osobowych pracowników i zgłaszanych przez nich osób w kontekście zawieranych przez pracodawców umów z podmiotami udostępniającymi platformy benefitowe. Oczywiście nie zgadzamy się z decyzją w 100% (np. odnośnie podstawy przetwarzania danych osobowych, która legalizuje przetwarzanie danych osób korzystających z kart benefitowych), jednak należy docenić fakt zajęcia się przez GIODO tą trudną materią i rozstrzygnięcie tej podstawowej kwestii, a więc kto ww. relacji posiada status administratora danych. Myślę, że zastosowany przez GIODO tok rozumowania będzie jeszcze niejednokrotnie przywoływany i wykorzystywany przy ocenie innych przepływów danych osobowych.

Decyzja GIODO DIS/DEC-594/15/62961

Poniżej treść decyzji:

Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych

dr Edyta Bielak – Jomaa

Warszawa, dn. 15 lipca 2015 r.

DIS/DEC-594/15/62961

D E C Y Z J A

Na podstawie art. 104 § 1 i art. 105 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r., poz. 267), art. 12 pkt 2, art. 18 ust. 1 pkt 1, art. 22 w związku z art. 23 ust. 1 pkt 1, art. 24 ust. 1 i art. 36 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r., poz. 1182 z późn. zm.), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie przetwarzania danych osobowych przez B.S.A.,

I. Nakazuję B. S.A. przywrócenie stanu zgodnego z prawem poprzez zaprzestanie przetwarzania danych osobowych posiadaczy kart M. bez podstawy prawnej, tj. bez zgody na przetwarzanie ich danych osobowych przez B. S.A. w ramach programu M., w terminie dwóch miesięcy od dnia, w którym niniejsza decyzja stanie się ostateczna.
II. W pozostałym zakresie postępowanie umarzam.

U z a s a d n i e n i e

Inspektorzy upoważnieni przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, przeprowadzili w B. S.A., zwanej dalej „Spółką”, kontrole zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych (sygn. […] i […]), tj. ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r., poz. 1182 z późn. zm.), zwaną dalej „ustawą”, i rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024), zwanym dalej „rozporządzeniem”. Zakresem kontroli objęto przetwarzanie przez Spółkę danych osobowych osób korzystających z programu M.

W toku kontroli odebrano od Prezesa Zarządu Spółki i pracowników Spółki ustne wyjaśnienia, skontrolowano systemy informatyczne oraz dokonano oględzin pomieszczeń, w których odbywa się przetwarzanie danych osobowych. Stan faktyczny został szczegółowo opisany w protokołach kontroli, które zostały podpisane przez Prezesa Zarządu Spółki.
Na podstawie zgromadzonego podczas ww. kontroli materiału dowodowego ustalono, że w procesie przetwarzania danych osobowych Spółka, jako administrator danych, naruszyła przepisy o ochronie danych osobowych poprzez:

  1. Przetwarzanie bez podstawy prawnej danych osobowych posiadaczy kart M. (dalej: „karta)”, to jest bez wyrażenia przez te osoby zgody na przetwarzanie ich danych przez Spółkę w ramach programu M. (art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy).
  2. Nierealizowanie wobec niektórych z posiadaczy kart M. obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 24 ust. 1 ustawy o ochronie danych.
  3. Niezastosowanie kryptograficznej ochrony danych przesyłanych w sieci publicznej podczas rejestracji, logowania, wprowadzania oraz modyfikacji danych użytkowników platformy „A” (art. 36 ust. 1 ustawy).

W związku z powyższym Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych wszczął z urzędu postępowanie administracyjne w niniejszej sprawie w celu wyjaśnienia okoliczności sprawy. Jednocześnie Spółka została poinformowana o prawie czynnego udziału w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji wypowiedzenia się co do zebranych w toku kontroli dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań.GIODO

Z wyjaśnień złożonych przez pełnomocnika Spółki (pełnomocnictwo w aktach sprawy) pismami z dnia […] maja 2015 r., […] maja 2015 r. i […] czerwca 2015 r. wynika, iż Spółka stoi na stanowisku, że nie jest administratorem danych osobowych posiadaczy kart M. Administratorem tych danych jest klient (pracodawca). Pełnomocnik Spółki wskazał m.in., że:

  1. Spółka nie decyduje, jakiemu konkretnie użytkownikowi klient zdecyduje się zaoferować członkostwo w programie M. Spółka oferuje karty uprawniające do korzystania z usług partnerów, ale to nie ona decyduje, które dane będą przetwarzane, ponieważ decyzja w tym zakresie należy do klienta i użytkownika.
  2. Zakres danych osobowych, niezbędny do realizacji umowy, jest nie tyle narzucony przez Spółkę, ile wynika z celu, do realizacji którego dane zostają powierzone przez pracodawców. Dane osobowe powierzane Spółce są niezbędne dla wykonania zadania zleconego przez pracodawcę.
  3. Trudno zgodzić się z argumentem Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, jakoby rozliczanie ilości wizyt między Spółką a jej partnerami (podmioty zarządzające obiektami sportowymi) było tylko w interesie Spółki i świadczyło o tym, że dane osobowe przetwarzane są dla celu wyznaczonego przez Spółkę. Trudno wyobrazić sobie bowiem, aby jakikolwiek klient Spółki zgodził się na brak weryfikacji wykorzystanych przez swoich pracowników wizyt, zwłaszcza kiedy ma to wpływ na warunki finansowe umów. Także nie jest pożądane ze strony pracodawcy, aby np. karta nieimienna była wykorzystywana przez więcej niż jedną osobę, czyli pracownika. Ta kwestia także jest weryfikowana na rzecz klientów (pracodawców).
  4. Zmieniono treść umów o świadczenie usług oraz zmieniono procedury obowiązujące w tym zakresie w Spółce tak, iż obecnie klienci mają pełen dostęp do danych osobowych użytkowników karty M.

Do pisma z […] maja 2015 r. załączono m.in. formularz zmienionej umowy o świadczenie usług zawieranej przez Spółkę z klientami.

W piśmie z dnia […] czerwca 2015 r. poinformowano również, iż administratorem danych przetwarzanych w ramach programu Mu. jest M. Sp. z o.o. sp.k. Ponadto, pismem z dnia […] czerwca 2015 r. wyjaśniono, iż w dniu […] stycznia 2015 r. Spółka zawarła z T. Sp. z o.o. sp. k. (obecnie M. Sp. z o.o. sp. k.) umowę rozporządzającą oraz cesji praw i obowiązków, na mocy której z dniem […] marca 2015 r. nastąpiło przeniesienie na M. Sp. z o.o. sp. k. składników majątkowych, w tym m.in. bazy danych użytkowników programu Mu. Do ww. pisma załączono kopię umowy, o której mowa powyżej.

Po zapoznaniu się z całością materiału dowodowego zebranego w sprawie Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych zważył co następuje:

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych.
Jak ustalono w toku kontroli, Spółka prowadzi program M., w ramach którego oferuje pracodawcom (klientom Spółki) możliwość skorzystania przez ich pracowników oraz osoby wskazane przez tych pracowników (osoby towarzyszące i dzieci) z programu dostępu do obiektów sportowych partnerów B. S.A.

Klienci (pracodawcy) zawierają ze Spółką umowę o świadczenie usług, której przedmiotem jest świadczenie usług na rzecz pracowników klienta w ramach programu korzyści pracowniczych przez partnerów Spółki oraz Spółkę.

Należy zauważyć, że istotą programu M. jest to, że posiadacze kart M. w pełni dobrowolnie decydują o sposobie korzystania z produktów i usług oferowanych przez Spółkę w ramach tego programu. To pracownicy klientów Spółki decydują, czy chcą przystąpić do tego programu oraz czy chcą, aby inne osoby (określone jako osoby towarzyszące i dzieci) również korzystały z tych produktów i usług. Pracodawca nie może udostępnić Spółce danych tych osób bez ich wiedzy i zgody.

Z definicji administratora danych, określonej w art. 7 pkt 4 ustawy, zgodnie z którym ilekroć w ustawie jest mowa o administratorze danych – rozumie się przez to organ, jednostkę organizacyjną, podmiot lub osobę, o których mowa w art. 3, decydujące o celach i środkach przetwarzania danych osobowych, wynika, iż decydując o celach i środkach przetwarzania tych danych w przypadku ich powierzenia, nie może być on ograniczony zgodą osoby, której dane dotyczą. Tym samym uznać należy, że klient nie może powierzyć Spółce przetwarzania danych posiadaczy kart M. w ramach umowy powierzenia, o której mowa w art. 31 ustawy, gdyż przetwarzanie tych danych jest uzależnione właśnie od zgody osób, których one dotyczą.

Należy bowiem jeszcze raz podkreślić, że instytucja powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotowi trzeciemu polega m.in. na tym, iż nie jest wymagane uzyskanie zgody osoby, której dane dotyczą, na powierzenie jej danych. Powierzenie przetwarzania danych osobowych nie wymaga również informowania osób zainteresowanych o takiej czynności, zgodnie z art. 24 ust. 1 pkt 2 lub art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych. Wynika to z faktu, że zgodnie z art. 7 pkt 6 ustawy podmiot, któremu powierzono przetwarzanie danych osobowych nie jest traktowany, jako odrębny „odbiorca” danych. A zatem z uwagi na to, iż klient jedynie za wiedzą i zgodą może udostępnić Spółce dane pracowników, osób towarzyszących i dzieci, którzy chcą skorzystać z usług Spółki, nie może to się odbywać w drodze umowy powierzenia Spółce przetwarzania danych przez klienta, o której mowa w art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych.

Zauważyć należy, iż pracodawca przetwarza dane osobowe pracowników w zakresie i celu niezbędnym dla wykonania ciążących na nim obowiązków wynikających ze stosunku pracy. A zatem, jako administrator danych może jedynie w tym celu powierzyć innemu podmiotowi przetwarzanie tych danych. Umożliwienie natomiast pracownikowi uczestnictwa w zajęciach sportowych w ramach programu M. nie należy do takich obowiązków.

Jednocześnie na podstawie materiału dowodowego należy stwierdzić, iż to Spółka decyduje o celach i środkach przetwarzania danych posiadaczy kart M. Klient co prawda posiada swobodę wyboru, czy karty będą imienne czy też na okaziciela, jednakże w przypadku, gdy zdecyduje się na karty imienne, to Spółka określa jaki zakres danych osobowych jest niezbędny dla wystawienia takich kart. Jeżeli klient natomiast zdecyduje się na karty na okaziciela, nie dochodzi do przetwarzania danych osobowych przez Spółkę.

Ponadto z materiału dowodowego wynika jednoznacznie, iż brak jest uzasadnienia, aby klient (pracodawca) pozyskiwał od Spółki informacje, w jaki sposób zgłoszeni przez niego użytkownicy kart M. korzystają z usług oferowanych w ramach programu M. W przypadku bowiem kart imiennych opłatę za korzystanie z programu M. w określonej w umowie wysokości uiszcza: klient; klient wspólnie z posiadaczem karty; lub sam posiadacz karty. Stosownie do postanowień umowy o świadczenie usług (§ […], […] i […] w związku z załącznikami nr […], nr […] i nr […]), koszt dostępu ponoszony przez klienta lub posiadacza karty na rzecz Spółki jest określony kwotą określoną w tej umowie, uiszczaną za okres jednego miesiąca w złotych polskich od każdego z uczestników programu M. Jak wynika z treści umowy, ww. koszty są niezależne od sposobu (ilości wizyt posiadaczy kart w obiektach sportowych) w jaki uczestnicy korzystają z obiektów sportowych w ramach tego programu. Jak wynika z powyższego, wbrew twierdzeniu pełnomocnika Spółki, dane o sposobie korzystania z programu M. w żaden sposób nie wpływają na warunki finansowe umów zawartych przez klientów ze Spółką. Rola klienta sprowadza się do poinformowania Spółki, jakie osoby wyraziły wolę uczestnictwa w programie M. oraz ponoszenia lub nie części lub całości kosztów udziału tych osób w programie M.

Spółka natomiast płaci partnerom, do których należą obiekty sportowe objęte programem M., od ilości wizyt posiadaczy kart. Tym samym w interesie Spółki (a nie klientów) jest, aby z karty imiennej korzystali wyłącznie ich posiadacze, ponieważ korzystanie z tej karty przez inne osoby niż jej posiadacz podnosiłoby koszt jej użytkowania ponoszony przez Spółkę na rzecz jej partnerów, a jak wskazano wyżej, opłata za korzystanie z karty ponoszona przez klienta lub posiadacza karty jest stała, niezależna od powyższych okoliczności. Wynika to też wprost z treści „Regulaminu korzystania z kart w ramach programu”, stanowiącego załącznik nr […] do umowy o świadczenie usług w ramach programu M. Zgodnie z pkt […] Regulaminu karta M. jest kartą imienną i nie może być udostępniana innym osobom. Przedstawiciel Spółki (kontroler) lub pracownik partnera są upoważnieni do weryfikacji karty z dokumentem tożsamości oraz do zatrzymania karty użytkowanej niezgodnie z jej przeznaczeniem lub postanowieniami Regulaminu (pkt […] Regulaminu). Niezbędna jest zatem weryfikacja przez partnerów Spółki tożsamości posiadaczy kart zamierzających skorzystać z ich usług w ramach programu M., co jest równoznaczne z przetwarzaniem danych tych osób w celu określonym przez Spółkę, to jest zapewnieniem, aby z karty korzystał wyłącznie jej posiadacz.

Nie można również uznać za słuszne wprowadzenie przez Spółkę (po wszczęciu postępowania administracyjnego w niniejszej sprawie) możliwości kontrolowania przez klientów Spółki sposobu, w jaki użytkownicy karty korzystają z programu M., tj. daty i czasu oraz miejsca użycia karty, co oznacza informację, kiedy i z jakiego obiektu sportowego korzystał użytkownik karty. Z materiału dowodowego zebranego w toku niniejszego postępowania, jak już wskazano powyżej, wynika, iż udostępnianie klientom Spółki tego rodzaju informacji nie jest w żaden sposób uzasadnione. Należy tu przypomnieć, iż użytkownikiem karty jest: pracownik, osoba towarzysząca oraz dziecko, przy czym pracownik to nie tylko osoba fizyczna zatrudniona na podstawie umowy o pracę, ale również osoba fizyczna współpracująca z klientem na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy o współpracę, umowy o świadczenie usług lub innej umowy cywilnoprawnej o zbliżonym skutku prawnym (§ […] ust. […] pkt […] umowy o świadczenie usług). Należy zatem podkreślić, że brak jest uzasadnienia, aby klient (pracodawca) miał dostęp do powyższych informacji, gdyż może to naruszać prywatność tych osób.

Zauważyć również należy, iż fakt (podnoszony przez pełnomocnika Spółki), że w umowie pomiędzy podmiotami wskazano jeden z podmiotów jako administratora danych a drugiego jako podmiot, któremu zgodnie z art. 31 ustawy powierzono przetwarzanie danych, nie przesądza o tym, kto rzeczywiście jest administratorem tych danych. Zgodnie z definicją określoną w art. 7 pkt 4 ustawy administratorem danych osobowych jest ten, kto decyduje o celach i środkach. Tak więc, jeżeli zarówno z innych postanowień umowy jak i samego procesu przetwarzania danych wynika, iż podmiot wskazany w umowie jako ten, któremu powierzono przetwarzanie danych, w rzeczywistości decyduje o celach i środkach, należy uznać iż administratorem danych jest właśnie ten podmiot.

Wobec powyższego Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych stanął na stanowisku, iż to Spółka jest administratorem danych posiadaczy kart M. Z uwagi natomiast na to, iż tylko niektórzy z posiadaczy kart M. wyrażają zgodę na przetwarzanie ich danych osobowych przez Spółkę, jako administratora tych danych, uznać należało, iż w przypadku pozostałych posiadaczy kart M., którzy takiej zgody nie udzielili, Spółka nie legitymuje się przesłanką, o której mowa w art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy, uprawniającą do przetwarzania ich danych osobowych.
Należy tu zauważyć, iż Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 1 grudnia 2009 r. (sygn. I OSK 227/09) podzielił stanowisko Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, iż administratorem danych użytkowników imiennych przedpłaconych kart płatniczych był bank, a nie pracodawca, który jako posiadacz tych kart decydował, którzy z pracowników będą korzystać z tych kart. Jak Sąd wskazał, cele i środki przetwarzania danych osobowych objęte były w tym przypadku decyzją Banku, a nie pracodawcy.

Stosownie natomiast do art. 105 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego, gdy postępowanie z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe w całości albo w części, organ administracji publicznej wydaje decyzję o umorzeniu postępowania odpowiednio w całości albo w części. Przesłanką umorzenia postępowania, na podstawie art. 105 § 1 k.p.a. jest bezprzedmiotowość postępowania „z jakiejkolwiek przyczyny”, czyli z każdej przyczyny powodującej brak jednego z elementów materialnego stosunku prawnego w odniesieniu do jego strony podmiotowej lub przedmiotowej (wyrok NSA z 21 stycznia 1999 r. SA/Sz 1029/97).

Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych uznał, iż z uwagi na to, że w toku postępowania administracyjnego Spółka nie przedstawiła żadnych dowodów na to, iż legitymuje się podstawą prawną do przetwarzania danych osobowych, tj. zgodą na przetwarzanie danych posiadaczy kart M. (pracownicy, osoby towarzyszące i dzieci), uznając, że nie jest ich administratorem danych, za niezasadne należy zatem uznać nakazanie dopełnienia przez B. S.A. obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 24 ust. 1 ustawy w stosunku do tych osób. Mając na uwadze powyższe należało umorzyć wobec Spółki postępowanie administracyjne w tym zakresie. Należy jednak wskazać, iż w przypadku, gdyby Spółka pozyskała podstawę prawną do przetwarzania danych osobowych wyżej wymienionych osób, to powinna ona spełnić wobec nich obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 24 ust. 1 ustawy.

Ponadto z wyjaśnień złożonych przez stronę, obecnie administratorem danych przetwarzanych w ramach programu Mu. jest M. Sp. z o.o. sp. k. Tym samym uznać należy, iż postępowanie w związku z uchybieniem w procesie przetwarzania danych polegającym na niezastosowaniu przez B. S.A., jako administratora danych, kryptograficznej ochrony danych przesyłanych w sieci publicznej podczas rejestracji, logowania, wprowadzania oraz modyfikacji danych użytkowników platformy „A”, należy uznać za bezprzedmiotowe.

Mając powyższe na uwadze, w tym stanie faktycznym i prawnym, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął jak w sentencji.

Na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych oraz art. 129 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego, strona niezadowolona z niniejszej decyzji może zwrócić się do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa) z wnioskiem o ponowne rozpatrzenie sprawy, w terminie 14 dni od dnia doręczenia niniejszej decyzji.
W razie niewykonania decyzji w terminie zostanie wobec podmiotu zobowiązanego do jej wykonania wszczęte postępowanie egzekucyjne na podstawie przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005 r. Nr 229, poz. 1954 z późn. zm.).