szkolenia wyciek danych osobowych RODO IOD

Szkolenia to podstawa.

Rozważania na szybko: Coraz częściej mają miejsce wycieki danych osobowych i nasuwa się pytanie – co jest ich najczęstszą przyczyną i jak możemy temu zapobiec? Jedna z odpowiedzi to pracownicy i współpracownicy są najsłabszymi ogniwami w ochronie danych osobowych. A szkolenia dla nich to podstawa.

Dlaczego człowiek jest najsłabszym ogniwem w procesie ochrony danych osobowych?

Brak odpowiedniego finansowania procesów związanych z bezpieczeństwem przetwarzanych danych osobowych jest najczęstszą, pośrednią przyczyną występowania naruszeń danych osobowych. Od oszczędności na szkoleniach (ich jakości, długości/programie, cykliczności, doświadczeniu prowadzącego), oprogramowaniu, sprzęcie poprzez zatrudnianie niewykwalifikowanych pracowników na stanowiskach, które mają bezpośredni wpływ na bezpieczeństwo danych osobowych (administratorzy systemów informatycznych, pracownicy działu IT). Organizacje, ograniczając swoje wydatki na bezpieczeństwo danych osobowych, ryzykują zwiększenie szansy powstania wycieków danych osobowych, poprzez błędy ludzkie lub słabo zabezpieczone systemy.

Oszczędności….

Organizacje szukając oszczędności często delegują lub łączą stanowisko odpowiedzialne za ochronę danych osobowych (np.: ABI) z innymi już istniejącymi stanowiskami (pracownicy kadr, kierownicy czy informatycy). W takiej sytuacji napotykamy na często powtarzający się problem, kiedy pracownik wykonujący swoje główne obowiązki (np.: informatyka) nie ma już czasu na zajmowanie się kwestiami związanymi z ochroną danych osobowych tj. śledzenie zmian w prawie, szkolenie nowych pracowników, przeprowadzenie audytów, aktualizowanie dokumentacji przetwarzania danych osobowych itp.

Kwestia oszczędności na szkoleniach to złożony temat. W zależności od „wielkości” firm podejście do szkoleń może być trochę inne. Szkolenie dla małych firm (mała liczba pracowników – kilka/kilkanaście osób) wiąże się z przeszkoleniem np.: wszystkich osób na raz – co powoduje „paraliż firmy” w czasie szkolenia, a rozbicie szkoleń na małe grupki może podnieść koszt takiej usługi. Aby obniżyć koszt szkolenia, firmy nie dobierają szkolenia pod kątem merytorycznym, ale „aby tylko jakieś było i najtaniej”, co oczywiście wpływa negatywnie na jakość takich szkoleń a co za tym idzie na wiedzę uczestników czyli osób które później będą w danej firmie będą przetwarzały dane osobowe.

Szkolenia w dużych firmach (duża ilość pracowników – powyżej kilkuset) mogą powodować czasowe obniżenie wydajności poszczególnych działów ze względu na brak osób, odpowiedzialnych za konkretne działania lub procesy. Dodatkowo dochodzi często konieczność ściągnięcia pracowników z różnych rejonów kraju czy nawet zagranicy co dodatkowo wydłuża czas potrzebny na odbycie szkolenia, a co za tym idzie podnosi koszty. Z tego powodu większe organizacje sięgają po szkolenia e-learnigowe, gdzie pracownik sam zapoznaje się z materiałami szkoleniowymi i później rozwiązuje test weryfikujący wiedzę. To rozwiązanie jest odpowiednie przy szkoleniu pracowników, którzy dopiero zaczynają pracę jednak nie jest ono w stanie w pełni zastąpić szkoleń warsztatowych i wykładowych, które prowadzi doświadczony wykładowca. Szkolenia dla kadry zarządzającej i pracowników którzy na co dzień przetwarzają dane osobowe powinny zostać przeprowadzone w formie wykładowej lub warsztatowej – gdzie pracownicy mogą na bieżąco się zadawać pytania i wyjaśniać wątpliwości.

Czemu szkolenia?

Szkolenia mają na celu przekazanie wiedzy dotyczącej ochrony danych osobowych oraz uświadomienie pracowników jaka w związku z tym spoczywa na nich odpowiedzialność. Informacje przekazywane w ramach szkoleń dotyczą przede wszystkich sposobów zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych i uczą pracowników prawidłowych zachowań (np.: prawidłowego zabezpieczania maili z wysyłanymi danymi osobowymi, niszczenia dokumentów, archiwizowania dokumentów, odpowiedniej ochrony laptopów czy telefonów, sprawdzenie adresatów podczas wysyłki maili, sprawdzenie przed wyjściem z pracy czy komputer jest wyłączony i drzwi pozamykane).

Dlaczego szkolenie pracowników z zakresu ochrony danych osobowych jest takie ważne? Błąd pracownika może spowodować wyciek danych, co z kolei może skutkować kontrolą organu nadzorczego, grzywną (karą finansową w przyszłości), koniecznością zapłaty odszkodowań lub zadośćuczynień dla osób których dane zostały ujawnione, utratą zaufania klientów i kontrahentów. Im więcej danych osobowych jest wykorzystywanych w działalności firmy, tym wyższe jest ryzyko ludzkiego błędu, który może spowodować ujawnienie danych osobowych osobom nieupoważnionym. Dodatkowo warto podkreślić, że szkolenie jest to jedyny sposób przed zabezpieczeniem się na bardzo niebezpieczne ataki socjotechniczne poprzez wytworzenie świadomości potencjalnego zagrożenia u pracowników.

Decyzje z konsekwencjami.

Kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa danych osobowych ma świadomość osób decyzyjnych w firmie. To one decydują o budżecie firmy. Wprowadzenie rozwiązań z zakresu ochrony danych osobowych stanowić może istotny wydatek (szczególnie jeżeli firma przygotowuje się do spełnienia warunków z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE w skrócie RODO), dlatego tak ważne jest aby wydatki na ochronę danych osobowych (szkolenia, audyt, konieczność zmian w systemach informatycznych itp.) zostały uwzględnione już na etapie planowania budżetu firmy na przyszły rok.

Szkodliwe dla bezpieczeństwa danych w firmie, jest podejście polegające na bagatelizowaniu ryzyka wystąpienia naruszenia danych osobowych, w tym wycieku danych, bazujące na przeświadczeniu, że do tej pory naruszenie nie miało miejsca. Żadne działania nie cofną (mogą jedynie zminimalizować skutki) i nie naprawią wycieku już ujawnionych danych – a co za tym idzie nie uchronią przed konsekwencjami wycieku. Niezbędne dla minimalizowania ryzyka związanego z wyciekiem danych są działania prewencyjne.

Brak profesjonalizmu.

Niewykwalifikowani pracownicy działów informatycznych, niezależnie czy zatrudnieni w firmie czy działający na ramach usług outsourcingowych, mogą stanowić duże zagrożenie dla bezpieczeństwa danych osobowych. Błędy popełnione przy zabezpieczaniu baz z danymi osobowymi stanowią najgłośniejsze sprawy opisywane i nagłaśniane przez media, a wycieki takich danych często dotykają dziesiątek lub setek tysięcy osób. Wiąże się to najczęściej z umożliwieniem dostępu do bazy klientów poprzez stronę firmową. W zależności od tego jakie dane firma przetwarza, najbardziej groźne są informacje, które umożliwiają zaciągnięcie zobowiązań finansowych podszywając się pod osoby których dane były pomyłkowo udostępnione lub dane wrażliwe dotyczące stanu zdrowa, poglądów politycznych czy wyznania. Dużymi uchybieniami ze strony działów IT są również niedostateczne zabezpieczenia komputerów i systemów informatycznych przed szkodliwym oprogramowaniem czy atakami hackerów.

Pracownik odpowiedzialny za wyciek danych osobowych, niezależnie czy był to błąd, zaniedbanie lub działanie umyślne – może zostać pociągnięty do odpowiedzialności dyscyplinarnej wynikającej z przepisów kodeksu pracy i odpowiedzialności przewidzianej przez przepisy ustawy o ochronie danych osobowych.

Zapewnianie pracownikom szkoleń z ochrony danych osobowych jest koniecznym elementem budowania ich świadomości w zakresie bezpieczeństwa danych osobowych i niezbędnym krokiem do przeciwdziałania wyciekom danych osobowych.

 

Dodaj komentarz

Administratorem Twoich dobrowolnie podanych danych osobowych jest Auraco sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Solec 81B/73A, 00-382 Warszawa. Twoje dane osobowe będą przetwarzane w celu dodania i opublikowania komentarza na zasadach określonych w regulaminie. Auraco sp. z o.o. nie będzie udostępniać Twoich danych osobowych, chyba że będzie to konieczne z uwagi na obowiązujące przepisy prawa. Przysługuje Ci prawo dostępu oraz poprawienia danych osobowych.